Unternehmen, die sich auf internationalem Wachstumskurs befinden, unterschätzen oft die Komplexität der Organisation von multilingualen Übersetzungsprozessen. Diese Prozesse betreffen z. B. Werbematerialien, technische Dokumentationen, die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten oder die Pflege von Websites und sozialen Medien.

Zielmärkte für diese Unternehmen sind nur in den seltensten Fällen einzelne Märkte. Es geht heutzutage vielmehr darum, eine globale Wachstumsstrategie zu verfolgen.

Dies bedeutet, dass in kurzer Zeit Übersetzungen in sehr viele Sprachen erfolgen müssen, und dies nicht als einmaliges Ereignis, sondern als kontinuierlicher Prozess. Je mehr Sprachen benötigt werden, desto wahrscheinlicher ist es, dass es für Unternehmen nicht mehr möglich ist, diese Übersetzungsprozesse erfolgreich inhouse zu verwalten.

Sieben unverzichtbare Schritte

Im Folgenden werden sieben unverzichtbare Schritte vorgestellt, die entscheidend für eine erfolgreiche Organisation Ihrer Übersetzungsprozesse sind. Schaffen Sie mit diesen Schritten eine Basis für den Erfolg der Globalisierungsstrategie Ihres Unternehmens!

Schritt 1: Entwickeln Sie eine Strategie

Stellen Sie zunächst fest, wie viele Sprachen Sie wirklich benötigen.
Starten Sie mit einer oder zwei Sprachen, insbesondere wenn Sie bereits über umfangreiche Inhalte verfügen. Es ist in jedem Fall besser, mit einem Pilotprojekt zu beginnen, um Schwachstellen zu ermitteln und funktionierende Workflows einzurichten.
Wenn Sie zu ambitioniert starten, laufen Sie Gefahr, dass sich Probleme vervielfachen. Selbst kleine Probleme multiplizieren sich mit steigender Sprachanzahl und können zu sehr hohen Kosten und Prozessverzögerungen führen. Vergessen Sie dabei auch nicht die hohe nervliche Belastung und die Frustration, denen Ihre Mitarbeiter eventuell ausgesetzt werden.
Schaffen Sie deshalb eine gute Plattform mit funktionierenden Workflows und Fallback-Mechanismen. Hierauf aufbauend wird es kein Problem sein, weitere 20 oder 30 Sprachen einzuführen.

Schritt 2: Wählen Sie Ihre Sprachen

Es ist nicht immer leicht festzustellen, welche Sprachen wirklich benötigt werden. Aber die Auseinandersetzung mit dieser Fragestellung kann auch eine Hilfe sein, um eventuelle Marktnischen auf dem internationalen Parkett zu entdecken.

Folgende Aspekte können eine Rolle spielen:

Demografie: Wie viele Menschen sprechen tatsächlich die von Ihnen ausgewählte Sprache in Ihrem Zielmarkt? In welchem Umfang spielt diese Sprache auch in anderen Märkten eine Rolle, in denen sie aber nicht die Muttersprache ist? Mit solchen und weiteren Informationen können Sie besser einschätzen, wie Ihr Produkt wahrgenommen werden wird.

Datenanalyse: Website-Traffic und bestehende internationale Umsätze können Ihnen z. B. zeigen, in welchen Ländern gute Chancen für eine weitere Expansion Ihres Unternehmens bestehen.

Präsenz: In welchen Ländern verfügt Ihr Unternehmen über eine bestehende Infrastruktur? Gibt es bereits Geschäftsbeziehungen? Es kann z. B. sein, dass Französisch nach Ihren Recherchen die beste Zielsprache wäre, Ihr Unternehmen jedoch in den Niederlanden schon ein gutes Verkaufsteam aufgebaut hat. Dann wäre es sicherlich erfolgversprechender, mit einem Übersetzungsprojekt ins Niederländische zu starten.

Gesetzliche Vorgaben/Regularien: Welche Verordnungen zwingen Sie, in bestimmte Sprachen zu übersetzen, damit Sie Ihr Produkt auf dem Zielmarkt verkaufen dürfen? Eventuell reicht es aus, wenn Sie Ihr Produkt mit einer Bedienungsanleitung in englischer Sprache versehen, auch wenn Englisch nicht die Amtssprache des Ziellandes ist. Oder es könnte umgekehrt die Anforderung bestehen, Ihre Dokumentation in allen 24 Sprachen der EU bereitzustellen.

Schritt 3: Wählen Sie einen Übersetzungsdienstleister

Wer Wort- oder Zeilenpreise ins Zentrum seiner Betrachtungen rückt, verbaut sich damit den Blick auf Faktoren, die viel entscheidender für eine erfolgreiche Lokalisierungsstrategie sind – und für die am Ende des Tages tatsächlich entstehenden Gesamtkosten. Einige dieser Faktoren möchte ich Ihnen hier darstellen:

Vertrauen: Können Sie den Aussagen des Dienstleisters vertrauen? Haben Sie das Gefühl, dass die Prozesse und Verfahren, die das Verkaufsteam Ihnen vorstellt, auch in der Realität abgebildet werden? Stellen Sie hierzu detaillierte Fragen und beurteilen Sie, ob die Antworten schlüssig sind. Verhandeln Sie nur mit einem Vertriebsmitarbeiter oder auch mit den Projektmanagern, die das Projekt tatsächlich umsetzen? Werden Ihnen direkte Ansprechpartner zur Verfügung gestellt? Können Sie in Ihrer Muttersprache mit den Ansprechpartnern verhandeln? Besuchen Sie den Dienstleister an seinem Standort!

Mitarbeiter: Fragen Sie dezidiert nach, wie die Auswahl von Übersetzern und Projektmanagern für Ihr Lokalisierungsprojekt erfolgt. Werden Ihre Projekte immer von den gleichen Übersetzern bearbeitet? Wie wird die Qualität der Arbeit bewertet, verbessert und sichergestellt?

Kommunikation: Wie schnell erhalten Sie Antworten auf Ihre Fragen? Verläuft die Kommunikation direkt und unproblematisch? Werden Aufträge zügig bearbeitet? Haben Sie das Gefühl, dass Ihre Ansprechpartner Sie ernst nehmen und jederzeit für Sie da sind?

Qualitätsmanagement: Verfügt der Dienstleister über QM-Systeme, die zertifiziert sind? Welche QM-Systeme sind für Sie von Bedeutung (z. B. ISO 17100 oder ISO 9001)? Fordern Sie die gültigen Zertifikate an. Lassen Sie sich eventuell die im QM-Handbuch hinterlegten Prozesse vorlegen. Ebenso kann der letzte Auditbericht hilfreich sein.
Benötigen Sie aufgrund von regulatorischen Vorschriften für Ihre Dokumente Zertifikate, die die Übersetzung gemäß einem qualifizierten Prozess bescheinigen? Nur Dienstleister mit einem zertifizierten QM-System können Ihnen solche Zertifikate ausstellen.

Transparenz: Sind die Preisgestaltung und die angewandten Prozesse für Sie nachvollziehbar? Hat der Dienstleister bereits Erfahrungen mit anderen Firmen Ihrer Branche gesammelt? Werden Ihnen Referenzen mit Ansprechpartnern benannt, an die Sie sich wenden können, oder wird Ihnen nur eine Anhäufung von Logos in einer PowerPoint-Präsentation gezeigt?

Schritt 4: Prozessintegration und Automation

Wenn Sie Lokalisierungsprojekte umsetzen möchten, die auf eine Expansion in der Zukunft ausgelegt sind, sollten Sie sich die Frage stellen, ob Sie selbst in unterstützende Software und Plattformen (und deren Pflege) investieren möchten oder ob Sie auf Produkte des Übersetzungsdienstleisters zugreifen möchten.

Beide Möglichkeiten bieten Vor- und Nachteile. Zumindest sollten Sie sich immer die Option offenhalten, zwischen Alternativen zu wechseln, und dies ggf. mit Ihrem Lokalisierungspartner so vereinbaren.

Idealerweise stellt Ihr Partner Ihnen für den Start und auch zur Weiterentwicklung eine Lokalisierungsplattform zur Verfügung, mit der Ihre Projekte effektiv und transparent abgewickelt werden können.

Schritt 5: Bauen Sie Terminologiedatenbanken auf!

Terminologie ist eine wichtige Basis erfolgreicher Lokalisierungsprojekte. Investieren Sie also zunächst in eine Terminologiedatenbank in Ihrer Ausgangssprache, bevor Sie mit Ihren ersten Übersetzungsprojekten starten. Wählen Sie Schlüsselbegriffe, die Sie im Zuge jedes Übersetzungsprojekts in die jeweilige Sprache übersetzen lassen.

Installieren Sie einen Review-Prozess für die übersetzte Terminologie. Sie vermeiden dadurch Fehlübersetzungen und nachträgliche Änderungen. Beziehen Sie für diesen Review-Prozess eventuell vorhandene Länderniederlassungen oder Handelspartner mit ein. Falls Sie nicht in allen Sprachen über Kontakte verfügen, wird Sie ein qualifizierter Übersetzungsdienstleister dabei unterstützen, geeignete Partner zu finden, oder wird Ihnen diese aus seinem Mitarbeiterpool zur Verfügung stellen können.

Schritt 6: Starten Sie Ihr Übersetzungsprojekt!

Nun ist es so weit! Sie können Ihr multilinguales Übersetzungsprojekt starten.

Achten Sie dabei darauf, dass Sie frühzeitig alle notwendigen Informationen mitliefern, Referenzmaterial zur Verfügung stellen und inhaltliche Fragen des Übersetzungsdienstleisters so zügig wie möglich beantworten. Sie tragen damit entscheidend zum Gelingen des Projektes bei. Inhaltliche Fragen haben fast immer eine Bedeutung für alle Projektsprachen. Wenn Sie Fragen zeitnah und qualifiziert beantworten, erhöhen Sie die Chance, dass der Sprachdienstleister Ihre Antworten allen Übersetzern rechtzeitig zur Verfügung stellen kann. Umgekehrt kann der Aufwand erheblich steigen, wenn z. B. bei einem Projekt mit 30 Sprachen Informationen erst verspätet weitergegeben werden.

Eventuell möchten Sie Kostenentwicklung, Übersetzungsfortschritt, Deadlines und Workflows verfolgen und transparent darstellen. Qualifizierte Sprachdienstleister bieten Ihnen entsprechende Plattformen an.

Schritt 7: QA-Check und Feedbackrunde

Nachdem Sie Ihre Übersetzungen erhalten haben, sollten Sie die gelieferte Qualität in Stichproben oder in ganzer Breite testen. Lassen Sie Texte ganz oder in Auszügen durch geeignete Partner/Mitarbeiter im Ausland überprüfen. Hierbei ist jedoch ein Briefing sehr wichtig, damit diese Überprüfung nicht aus dem Ruder gerät (bereits freigegebene Terminologie und die Ausgangstexte müssen beachtet werden).

Falls Sie nicht für alle Sprachen geeignete Lektoren haben, können auch andere Faktoren Hinweise auf die Qualität der Arbeiten geben: Sind die Texte korrekt formatiert, sind Überschriften und Inhaltsverzeichnis konsistent, sind die Seitenangaben im Index korrekt, sind Bildbeschriftungen übersetzt etc.?

Ein integraler Bestandteil Ihres Projekts sollte eine „Feedback“- oder „Lessons-learned“-Runde sein. Hier sollten Sie und Ihr Team sich die entsprechende Zeit nehmen, um mit dem Übersetzungsdienstleister das Projekt in allen Details durchzusprechen. Lassen Sie sich bestätigen, dass die gesammelten Informationen und eventuellen Kritikpunkte auch wirklich an alle projektbeteiligten Mitarbeiter weitergegeben werden und wie dies umgesetzt wird. Professionelle Übersetzungsdienstleister stellen diese Informationen ihren Mitarbeitern in einer Datenbank zur Verfügung.

Sparen Sie auch nicht mit Lob! Auch für die Mitarbeiter Ihres Lokalisierungspartners kann ein Lob die beste Motivation sein, sich beim nächsten Projekt wieder mit Herzblut zu engagieren!

Fazit

Investieren Sie Zeit und Geld, um geeignete Prozesse für Ihre Lokalisierungsprojekte zu entwickeln – möglichst bevor Sie diese starten! Genauso wichtig ist die Suche nach einem geeigneten Übersetzungsdienstleister, der Sie als Lokalisierungspartner in allen Belangen unterstützt.