Nadja Plaßmann, Deutschlektorin bei WIENERS+WIENERS, gibt Anregungen zum Verfassen fehlerfreier E-Mails. Bei weltweit etwa 112,5 Milliarden geschäftlichen E-Mails täglich (laut statista.com) ein durchaus nützliches Anliegen.

hey herr schmidt! sehr schön, dass ihnen unsere präsentationn gefallen hat. wir würden dann asap die fotos für den prospekt schießen . mfg, karl werber

Herr Werber samt seiner Agentur hat den Fuß beim Kunden Schmidt in der Tür, der Pitch ist gewonnen. Doch damit darf die Zeit für eine ordentlich formulierte und halbwegs fehlerfreie E-Mail nicht verloren gehen. Ein schwacher Trost für Herrn Schmidt: Bereits die erste deutsche E-Mail, verschickt am 3. August 1984, enthielt einen Rechtschreibfehler. »Wilkommen in CSNET!«, so lautete damals die Betreffzeile. Natürlich lässt sich ein fehlendes »l« in »Wilkommen« bei diesem Meilenstein in der Geschichte der E-Mail verzeihen. Und dennoch – ist dies symptomatisch für den Beginn eines Zeitalters, in dem Vertipper und kryptische Buchstabenaneinanderreihungen zur Tagesordnung gehören?

Auch wenn es schnell gehen muss wie oft im E-Mail-Austausch: Sorgfalt in der Form, auch in kurzen Zeilen, drückt Wertschätzung gegenüber dem eigenen Schreiben und gegenüber dem virtuellen Adressaten aus. Eine etwas legerere Formulierung als in Briefen ist durchaus erlaubt, doch auch ein E-Mail-Empfänger freut sich über korrekte Orthografie, die Beherzigung von Groß- und Kleinschreibung und eine ansprechende Gliederung eines längeren Textes.

Das sollten Sie beim elektronischen Schriftverkehr beachten:

Heißt es eigentlich das oder die E-Mail?
Da geht es schon los. Der Duden ist, was das Geschlecht angeht, tolerant und lässt beides zu, wobei sich die weibliche Form in der Standardsprache durchgesetzt hat. Im Süden der Bundesrepublik sowie in Österreich und der Schweiz heißt es dagegen oft »das E-Mail«. Bei der Rechtschreibung ist die Regel strenger, ausschließlich die Schreibweise »die E-Mail« ist korrekt.

Betreff
Neben der Absenderangabe interessiert Herrn Schmidt zunächst die Betreffzeile. Kurz und aussagekräftig sollte hier wiedergegeben werden, worum es in der Mail geht. »Bitte gestern« oder »Hilfe« eignen sich also weniger – insbesondere auch nicht für die Suche nach bestimmten Inhalten in gespeicherten E-Mails.

Begrüßung
Manch ein E-Mail-Verfasser fragt sich, ob die in Briefen übliche Anrede »Sehr geehrte/-r Frau/Herr« auch in E-Mails en vogue ist. Wir empfehlen, sie bei einem Erstkontakt auf jeden Fall zu verwenden, wenn häufiger korrespondiert wird, kann auf ein etwas informelleres »Guten Tag, Herr/Frau Mustermann« zurückgegriffen werden. Bei gut bekannten Geschäftspartnern klingt ein nettes »Hallo, Herr/Frau Mustermann« freundlich. Das Komma nach Guten Tag/Hallo ist nicht zwingend notwendig, aber laut Duden empfehlenswert.

Ansprache
Kunden werden im Geschäftsalltag oft gesiezt. Das heißt also, zur Respektbekundung gehört auch, die Anredepronomen Sie und Ihr stets großzuschreiben. Und es nicht ausufern zu lassen, was in folgendem Beispiel der Fall wäre: »Höchsterfreut, den Pitch gewonnen zu haben, fängt unsere Mannschaft jetzt mit Ihrer Arbeit an.« Herr Schmidt ist zwar Kunde und damit König, doch seinen Schreibtisch muss er immer noch allein aufräumen.

Groß- und Kleinschreibung
wer in seiner e-mail ausschließlich kleinschreibt, kommt eher bequem rüber. GROSSGESCHRIEBENE WÖRTER WIRKEN HINGEGEN AUF DEN EMPFÄNGER, ALS WÜRDE ER ANGESCHRIEN. Das ist natürlich unhöflich und wohl in den meisten Fällen nicht beabsichtigt. Auch Smileys sind in der Geschäftskorrespondenz fehl am Platz .

Verabschiedung
Der Abgang sollte kein polnischer sein, also wie ein Brief schließt auch eine E-Mail mit einer kleinen Verabschiedung. »MfG« oder »LG« sind sehr beliebte Kürzel. Sie klingen jedoch ziemlich flapsig und gehören wenn überhaupt in den privaten E-Mail-Verkehr. In der Geschäftsmail nimmt sich der Verfasser lieber die Zeit und schreibt »Mit freundlichen Grüßen« aus. Besser noch ersetzt er den etwas unpersönlichen Klassiker durch beispielsweise »Schöne Grüße nach xy«, »Herzliche Grüße« oder »Beste Grüße«. Übrigens: Die Grußformel wird laut DIN 5008 wie im Brief durch eine Leerzeile vom Text abgesetzt.